Épreuve E4 – optimisation des processus administratifs
Résumé des principales exigences de l'épreuves
L’épreuve E4 se prépare tout au long du cycle de formation et donne lieu à une épreuve ponctuelle orale pendant laquelle la personne candidate va exposer ses compétences acquises mais également en faire la démonstration. L’apprentissage progressif tout au long du cycle de formation doit permettre de constituer un recueil d’expériences professionnelles. Elles prendront prioritairement appui sur les missions réalisées lors des stages mais également construites autour des expériences professionnelles personnelles.
Tout au long de sa formation, l’étudiante ou l’étudiant tient un journal de bord de ses actions, des contextes professionnels ainsi que des compétences travaillées (spécifiques et transversales), ce qui lui permet d’alimenter son portfolio. Il mène également une réflexion sur sa pratique et sur les possibilités d’amélioration. Les travaux réalisés pendant les stages constituent une matière première car il est vivement conseillé de prendre appui sur des expériences ou des situations rencontrées. Au fur et à mesure de ses apprentissages, la personne apprenante peut et vraisemblablement doit enrichir la situation originelle rencontrée pour témoigner des compétences nouvellement acquises. Elle mène une action réflexive sur la situation et propose des évolutions qui permettent de démontrer une maîtrise approfondie des compétences du référentiel.
Pour ce faire, elle constitue un portfolio à partir de missions et va faire évoluer le contenu au fil de sa formation. La constitution de ce recueil de situations professionnelles sera effectuée sur du temps personnel (travail à faire chez soi) mais également peut être réalisé dans le cadre des séances sur les dossiers en responsabilité. Cela constitue un moment d’apprentissage différencié avec comme la mise en œuvre d’une pédagogie de classe inversée (le pro***ur fait travailler les élèves sur une thématique à partir de leurs propres expériences). Enfin, les ateliers de professionnalisation de et de culture économique, juridique et managériale peuvent également permettre de travailler ponctuellement sur une thématique qui peut être intégrée à une mission (co-animation avec un pro***ur de LVE ou CGE).
Il sera conseillé aux apprenants de faire le choix des premières missions (au moins deux) dès le début de la deuxième année afin d’optimiser la gestion du temps sachant qu’ils pourront faire évoluer le contenu et les outils mises en œuvre tout au long de leur parcours.
L’épreuve étant orale, il est vivement conseillé de s’entraîner régulièrement aux attendus de communication orale du référentiel en participant activement aux simulations, exposées et débats organisés lors de la formation.
Épreuve orale - durée 55 minutes Coefficient 4
Contenu du dossier :
1. Un sommaire
2. La description des missions menées présentant les tâches réalisées et leur contexte d’exécution (= les 4 fiches de missions)
3. L’attestation de non-plagiat
4. Les attestations de stage ou les certificats de travail attestant l’exécution du contrat de travail
NB : Les 4 fiches descriptives des missions (chaque mission est décrite à l’aide de modèle de fiche présentés dans la circulaire nationale d’organisation) contiennent les éléments suivants :
- Sa date ou période de réalisation ainsi que la durée
- La compétence visée,
- Le ou les objectifs poursuivis
- Les productions réalisées
- Les résultats obtenus
- Les initiatives et responsabilités prise par la candidate ou le candidat
- Une analyse réflexive de l'action
L’expression « fiche descriptive » fait référence à contenu présenté par la candidate ou le candidat. La nature même du dossier et les éléments à décrire implique la production d’un écrit dont le nombre maximum de pages sera spécifié dans la circulaire d’organisation nationale. L’absence d’un des éléments sera considérée comme une insuffisance et sera sanctionnée dans l’évaluation.
La nature du dossier implique une qualité formelle (table des matières, style, hyperlien) témoignant d’une maîtrise des outils bureautiques.
Le terme « production » doit être entendu comme un ensemble d’éléments physiques ou non :
Du descriptif du contexte retenu, de son intérêt pour l’organisation
L’explicitation de la démarche suivie, des méthodes mobilisées ainsi que des choix opérés et sous quelles contraintes
Des documents produits, de leur pertinence et des outils mobilisés (en quoi peut-on dire qu’il existe une optimisation ?)
Des situations de communication rencontrées
De la mobilisation du système d’information
Délai de dépôt
Mise à disposition du dossier en format numérique pour la commission d’organisation dans les conditions définies :
par la circulaire nationale d’organisation
selon les modalités fixées par les autorités académiques
Contrôle de conformité
Organisé par les autorités académiques avant l’interrogation
Non valide sur le bordereau de notation si absence de dossier
NB : ne pas confondre le contrôle de conformité avec le non-respect du contenu du dossier ; le premier renvoie à la validité de l’épreuve alors que le second renvoie à l’évaluation de l’épreuve.
Organisation de l’épreuve
Dans les centres d’examen désignés par les autorités académiques
Composition de la commission d’interrogation
- 1 enseignant d’économie-gestion en charge de l’enseignement « optimisation des processus administratif » en STS SAM
- 1 personne professionnelle exerçant dans le support aux actions managériales. En cas d’absence, un enseignant d’économie-gestion intervenant en STS SAM en charge de l’animation des ateliers de professionnalisation et de culture économique, juridique et managériale peut le remplacer
Critères d’évaluation
Validation de l’optimisation des processus administratifs selon les caractéristiques du référentiel
La capacité de la candidate ou du candidat à répondre aux critères de performances :
En termes de compétences comportementales
En termes opérationnels
En termes de gestion de l’information
En termes de communication à la situation de communication
Pertinence des outils de gestion de projet présentés
Maîtrise des outils de gestion utilisés dans le projet
L’expertise des candidats pour chaque critère sera appréciée à partir :
De compétences mobilisées lors des missions ou lors de la présentation.
Des compétences numériques mobilisées
De la pertinence des travaux ou missions présentés eu égard de compétences attendu en termes de posture, autonomie et polyvalence.