Le tableau de bord permet d’assurer un suivi optimal des projets : c’est un outil de pilotage et de mesure des performances utile à tous les services de l’entreprise (gestion, commercial, RH).
Le rôle du tableau de bord
La mise en évidence des réalisations et des écarts
Le tableau de bord présente de manière synthétique, selon une périodicité et un délai limités, les activités et résultats de l’entreprise, à l’aide de données, chiffrées ou non, sous forme d’indicateurs caractéristiques et de graphiques.
Il permet de comparer et de contrôler la réalisation des objectifs, de prendre les décisions et d’apporter les mesures correctives nécessaires.
Il met en évidence les écarts objectifs/réalisations, les résultats physiques (quantités fabriquées, vendues…) ou financiers (chiffre d’affaires, marges, résultat net…) par rapport aux objectifs préétablis qui servent de référence.
Un outil de diagnostic
Le tableau de bord attire l’attention sur les anomalies et phénomènes « anormaux« , au-delà d’un seuil de tolérance (défini en valeur absolue ou relative pour chaque indicateur).
Un outil de prise de décision
La mise en évidence des écarts doit conduire à analyser les causes et à prendre des mesures correctives. La survie de l’entreprise passe par une détection rapide des anomalies.
Dès sa parution, le tableau de bord doit servir de base de dialogue entre les différents niveaux hiérarchiques au cours du comité de direction ou d’une réunion spécialisée.
Réalisation d’un tableau de bord
À l’origine du tableau de bord, il y a le besoin formulé par un collaborateur (bilan d’une opération, statistiques de ventes, mesure des embauches…) d’une analyse chiffrée sur une période donnée (mois, semestre, année…).
Une fois ces éléments fixés, le tableau de bord se réalise en deux étapes.
Étape 1 : la définition du tableau de bord
- Collecter des informations : il est nécessaire de bien identifier les services et les documents nécessaires à l’élaboration du tableau.
- Définir les objectifs : qui sont les destinataires du tableau ? À quoi ce tableau va t-il servir ?
- Définir la périodicité du tableau de bord : quotidien, hebdomadaire, mensuel…
Étape 2 : la conception du tableau de bord
La présentation. On rencontre deux types de tableaux de bord :
- Statique : alignement de chiffres ;
- dynamique : il permet de porter un jugement de valeur d’après un certain nombre d’indices, de ratios, de chiffres-clés.
Le choix des indicateurs : quantitatifs ou qualitatifs. Il peut s’agir d’indicateurs numériques, symboliques, graphiques. Ils sont déterminants dans la lisibilité et la compréhension du tableau. Leur choix dépendra de l’utilisation du tableau et des différents destinataires.
Les résultats à mettre en avant : on choisira par exemple de mettre l’accent sur l’évolution du chiffre d’affaires (généralement en valeur relative) plutôt que sur la marge.
La présentation d’un tableau de bord
Les indicateurs
Les indicateurs doivent être comparés. Tous les éléments chiffrés sont comparés par rapport aux chiffres précédents, aux chiffres budgétés, aux chiffres de la profession et aux chiffres des meilleurs. Les écarts doivent traduire un résultat (en hausse, en baisse, en constante) à prendre en compte dans la prise de décision.
On peut identifier différents points de comparaison :
- Les normes professionnelles : il s’agit des indicateurs économiques de différents organismes (syndicats professionnels, banque de France, centres de gestion agréés, journaux économiques…) ;
- les prévisions : on suit les réalisations par rapport aux prévisions (écarts sur budget) et aux projections (écarts sur prévisions à court terme) et on prend des décisions si les écarts sont importants. Le calcul des écarts se fera par poste et en cumul, en valeur absolue et en pourcentage ;
- les valeurs historiques : on compare d’un mois sur l’autre, sur une période, avec l’année précédente…
- L’utilisation des indicateurs de performances.
l’activité Chiffre d’affaires : calcul qui permet de comparer le nombre de commandes entre des périodes précédentes
la productivité Marge réalisée sur la production, qualité des produits (taux de retour, nombre de pannes, de réclamations), marge commerciale
le domaine financier Délai de règlement des clients, coût de distribution, seuil de rentabilité réactualisé avec la date à laquelle il sera atteint
les frais de personnel Calcul en valeur relative à partir de la masse salariale : taux d’absentéisme, turnover, taux de participation aux formations
Les représentations graphiques
Les graphiques complètent les données chiffrées et permettent une compréhension plus immédiate.
On peut construire de nombreux types de graphiques à partir de données renseignées dans un tableau Excel : histogrammes, courbes, secteurs, barres, aires, nuages de points, graphiques boursiers, graphiques de surface, anneaux, bulles et radars. Chacun a son avantage et il est possible de mixer les graphiques pour accroître la compréhension des informations.
Avant d’opter pour l’un ou l’autre des graphiques, il faut se demander :
- Que voulons-nous montrer ?
- comment structurer ses données pour y arriver ?
- quel modèle de graphique choisir ?
Les graphiques les plus utilisés sont les graphiques en secteurs et les histogrammes.
Le graphique en secteurs est bien adapté pour représenter des proportions entre les catégories. Il ne traite qu’une seule série : s’il faut représenter plusieurs séries, plusieurs graphiques sont nécessaires. Les données peuvent être présentées en valeur mais elles sont le plus souvent sous forme de pourcentages.
L’histogramme est utile pour comparer des données entre elles ou pour montrer une évolution dans le temps. On peut montrer les données sous forme de barres, de cylindres ou de cônes. Leur hauteur est proportionnelle à la valeur des données représentées. L’axe vertical (ordonnées ou axe Y) reçoit les valeurs ; l’axe horizontal (abscisses ou axe X) reçoit les catégories.
