Les déplacements professionnels sont fréquents en entreprise : rendez-vous avec un client, réunion, séminaire, session de formation…
Un déplacement mal organisé aura des conséquences importantes : dépassement budgétaire, perte de temps, contrariété pour celui qui voyage, détérioration de l’image de l’entreprise auprès des personnes rencontrées due au retard, aux contretemps…
Un déplacement réussi doit optimiser les frais et la durée, et tenir compte du confort du voyageur.
Méthode
1- Définir l’ensemble des besoins et des contraintes
2- Identifier les éléments à rechercher : moyen de transport, horaires, hébergement, voiture de location, restauration, formalités administratives pour l’étranger
3- Faire un tableau comparatif de tous les postes en tenant compte de toutes les possibilités de déplacement (avion, train, voiture de location, taxi…)
4- Préconiser les solutions les plus économiques en fonction de la proximité géographique des hôtels et restaurants et des horaires acceptables pour voyager
5- Maîtriser les dépenses dans le respect du budget prévisionnel et gérer les imprévus
6- Préparer le dossier du déplacement : plan, adresse, téléphone, contacts, billets, références
Un tableau comparatif à double entrée permet de mettre en évidence la solution la plus pertinente, car le seul prix du billet ne garantit pas toujours le meilleur coût : selon les horaires, des frais peuvent s’ajouter (nuit d’hôtel, repas supplémentaires).
L’ajout de commentaires à la suite du tableau apportera un éclairage pour faciliter la prise de décision et éventuellement préconiser une solution.
La gestion budgétaire des déplacements
Le budget prévisionnel
Le projet du déplacement incombe aux différents responsables et décisionnaires. Quand l’enveloppe budgétaire est définie, elle oriente ses recherches et prépare son dossier en fonction du montant même un budget prévisionnel qu’il proposera à la validation avant d’engager des dépenses.
Le déblocage des fonds
Avant de lancer et de confirmer les réservations, une demande d’autorisation d’engagement des frais doit être faite auprès du responsable.
Le paiement est effectué par le payeur (directeur financier, comptable, responsable).
Les délais de remboursement concernant les frais engagés directement par les salariés est un sujet important qui peut générer tensions et discordes. La politique de remboursement doit être rapide et efficace, voire envisager des cartes de crédit prépayées pour l’entreprise comme moyens de paiement.
Les outils numériques pour la gestion des déplacements
L’automatisation des notes de frais sur Excel ou la mise en place dans le PGI d’une grille automatique de remboursement est une priorité. Elle permet d’éviter les délais de remboursement et de diminuer les risques de tension.
D’autres outils facilitent les recherches de l’assistant : des solutions SIRH permettent de réduire les saisies, de rationaliser les tâches en associant les processus de réservation et de notes de frais professionnels et d’automatiser les processus administratifs.
Les applications sur les smartphones permettent à la personne en déplacement de gérer elle-même des modifications de réservations. Les flashcodes permettent de ne pas imprimer les billets.
Les utilitaires comme Google Maps, outre le guidage GPS, permettent de visualiser les adresses de destination et d’identifier les meilleurs emplacements d’hôtels.