À l’ère nouvelle des technologies de l’information et de la communication (TIC), le collaboratif a pris une dimension plus importante. Internet et Intranet offrent aux entreprises de nouvelles possibilités dans l’organisation du travail, notamment en termes de gestion de projets. On peut parler d’outils de travail collaboratif (OTC).
Le travail collaboratif
C’est l’utilisation des ressources et des compétences entre différents membres d’une équipe ou d’un groupe afin d’aboutir à un projet commun en utilisant tous les outils mis à leur disposition. Le travail collaboratif implique les notions de partage (informations, connaissances, relations) et de travail de groupe.
Les collaborateurs peuvent être présents dans l’entreprise ou travailler dans des sites différents (prestataires extérieurs, télétravail, représentants itinérants…). Les TIC permettent de créer un lieu de travail en commun.
Le travail coopératif et le travail collaboratif
Dans le cadre d’un projet, chacun a son rôle. Mais le travail, les idées, les avis sont partagés et la validation est commune. Le leader du projet va devoir adopter un style participatif pour permettre le travail en coopération et/ou en collaboration.
Travailler en coopération
Le travail coopératif met en évidence l’individualité de chacun : il s’agit de répartir des tâches entre les membres du projet. Les compétences de chacun sont mises en valeur et utilisées pour atteindre un objectif commun.
Travailler en collaboration
C’est une communication permanente pour une production commune en utilisant l’échange des compétences. Chacun porte la responsabilité du projet. Cela valorise le travail de groupe.
Les valeurs de la collaboration
Elles reposent principalement sur celle du partage puisque collaborer, c’est partager avec les autres (partenaires, clients, fournisseurs, collaborateurs, prescripteurs…) :
- Des valeurs pour créer des liens et la confiance ;
- un projet pour atteindre des objectifs communs ;
- des connaissances pour améliorer les décisions ;
- des ressources pour consolider les engagements ;
- et des outils pour coordonner les activités.
Le travail collaboratif repose également sur des comportements :
Vouloir coopérer : être motivé pour entrer en relation avec l’autre et partager avec lui une partie de son pouvoir et de son savoir ;
Savoir coopérer : comprendre la psychologie de l’autre et maîtriser les compétences relationnelles qui permettent de construire une relation humaine de qualité.
Le travail de groupe
Dans la constitution d’une équipe projet, la notion de groupe est affinée puisque tous les interlocuteurs sont partie prenante du projet. Les responsabilités sont partagées. Le chef de projet doit tenir compte des individualités de chacun afin de guider l’équipe vers l’atteinte de l’objectif commun.
Pour atteindre cet objectif, les TIC ont permis l’émergence de nouveaux outils qui permettent de gagner en efficacité.
Utiliser un espace dédié sur un serveur d’entreprise
Les entreprises se sont dotées d’un serveur où sont stockées les données de l’entreprise afin de permettre l’échange d’informations. Ce serveur peut être organisé en plusieurs parties (pour chaque service par exemple).
Les services peuvent créer dans l’arborescence du serveur le dossier « parent » et décliner les sous dossiers.
Partager un document
Le partage de documents permet de travailler en commun sur un document unique et d’y apporter des modifications de manière à ce que chacun en soit averti. Le suivi des modifications de documents doit être précis pour éviter un même dossier, en mode synchrone (en même temps) ou asynchrone (chacun son tour).
Les applications de type drive facilitent le partage des documents (Google Drive, Icloud, Dropbox…). Chaque utilisateur a ainsi une visibilité des documents qui constituent un projet, peut y avoir accès, ce qui facilite l’échange des documents et des données au fil du projet.
L’administrateur du groupe ou du document original doit spécifier les droits d’accès à des collaborateurs, en fonction de leur position dans le projet et du niveau de confidentialité des documents :
- Droits de lecture (aucune possibilité de modifier le document) ;
- droits d’écriture (modifications autorisées).
Utiliser les fonctionnalités de Word
Travailler sur un même document impose une certaine rigueur pour que tous les acteurs puissent coordonner leur travail.
- Le mode « suivi des modifications » est accessible dans l’onglet « Révision » de Word. En l’activant, tous les collaborateurs peuvent suivre les modifications affichées dans une couleur différente, elles sont présentées dans la marge.
- « Nouveau commentaire » permet d’insérer des commentaires sur des parties du document qui seront visibles dans la marge. Le nom de l’auteur est mentionné et on peut y répondre.
Utiliser Internet, Intranet, Extranet
- Internet : Accès libre à toutes les informations publiées
- Intranet : Accès à l’information limité aux seuls collaborateurs
- Extranet : Accès à certaines informations pour les clients, fournisseurs, collaborateurs
Internet. Les informations de l’entreprise sur Internet sont consultables par tous : l’activité de l’entreprise, ses produits, ses spécificités. Il est possible de s’enregistrer pour passer des commandes, par exemple sur certains sites marchands. Enfin, des sites de travail collaboratif payants existent.
Intranet. Réseau interne de l’entreprise dédié à tous les collaborateurs, l’intranet regroupe toutes les informations utiles de l’entreprise (RH, CE, CHSCT, activités, commercial). Ce réseau peut être élargi via le service informatique à la gestion de projet pour favoriser le travail collaboratif.
Extranet. Certaines plateformes autorisent l’accès à des informations complémentaires uniquement pour les clients, les fournisseurs et/ou collaborateurs grâce à un mot de passe. Il est ainsi possible de travailler à distance, de passer des commandes, de consulter son compte fournisseur ou client…
