Les procédures et modes opératoires sont des documents de référence sur lesquels s’appuient les collaborateurs de l’organisation. Leur création demande donc de la rigueur et de la précision.
Les modes opératoires reprennent étape par étape, avec des images, les différentes façons d’utiliser un matériel, un logiciel, un smartphone, une application…
Les procédures
Définition
Les procédures schématisent à l’aide de formes reliées par des flèches un circuit de documents, de demande, une marche à suivre en cas de panne, de perte, de vol ou un problème technique simple.
Une procédure décrit une activité, les acteurs concernés et précise les modalités de mise en œuvre de l’action. C’est un document formalisé, interne à l’entreprise et référencé. La procédure doit être validée par une hiérarchie avant sa diffusion.
Comment élaborer une procédure ?
Voir chapitre sur le QQOQCP
Une fois l’objectif de la procédure déterminé, il est important d’utiliser la méthode QQOQCP avant de la rédiger afin de répondre aux questions :
Qui ? Qui sont les intervenants de cette procédure ?
Quand ? À quel moment commence-t-elle et finit-elle ?
Quoi ? Quelle est la nature de l’activité, son contenu, les conditions de mise en ceuvre ?
Comment ? Comment seront ordonnancées les tâches, les contrôles et la validation ?
Il faut ensuite veiller à collecter tous les documents et informations nécessaires et mettre à jour la procédure aussi souvent que le logiciel ou la tâche évoluent.
La présentation d’une procédure
Les procédures sont souvent standardisées et regroupent toujours les mêmes informations en en-tête : dates de création et de mise à jour, auteur, référence, numéro de version, titre et descriptif de la procédure.
Conseil : Analysez bien le traitement à réaliser en repérant les conditions et actions à effectuer, respectez les règles de construction et les symboles normalisés.
Les modes opératoires
Un mode opératoire est un document technique qui répond à un besoin spécifique et traite une suite d’actions précises pour réaliser un travail.
Exemples :
Comment définir la date et heure sur son smartphone ? Comment synchroniser son courriel sur son smartphone ou tablette ? Comment ajouter des contacts ?
Comment élaborer un mode opératoire (MO) ?
Sa présentation est libre, mais on encourage l’emploi d’images.
Son élaboration doit répondre à cinq critères importants :
La simplicité : rester simple et efficace et retirer toutes les informations superflues ;
La clarté et la précision : décrire les actions à travers des visuels clairs et précis à l’aide de copies d’écran, de flèches explicatives, d’images, de dessins
Privilégier la numérisation : les différents MO sont conservés dans des classeurs pour un accès rapide mais, dans une optique « zéro papier » pour un développement durable, il est préférable d’inciter les utilisateurs à les consulter sur écran ;
En faire un pilier de référence dans l’entreprise : plus les MO mis en place sont clairs, précis, concis, plus ils seront appréciés par les collaborateurs et reconnus comme indispensables ;
Se mettre à la place des utilisateurs lors de sa rédaction : impliquez vos collègues, demandez leur avis : c’est pour eux que vous créez ce mode opératoire !
