Dans le cadre du projet, l’information est nécessaire pour prendre des décisions. Sa qualité est primordiale, ce qui entraîne une vérification des sources, de l’auteur, de la date, sa pertinence et la possibilité de l’utiliser.
Lorsque le besoin d’information est continu et que la stratégie demande de rester informé, les acteurs ont besoin d’organiser une veille informationnelle.
La qualité de l’information
Plusieurs critères déterminent la qualité d’une information : sa fiabilité, son actualité, sa pertinence, sa disponibilité et son coût.
Sa source est déterminante :
- D‘où vient l’information ? Le site ou l’auteur de l’information sont-ils des personnes/entreprises de référence (site officiels, publics, ministériels, centres de recherches, documentation technique, revues professionnelles) ?
- les auteurs sont-ils une référence dans le domaine ?
- la date compte aussi, car une information diffusée il y a quelques années ou quelques mois peut ne plus être valable.
Les besoins d’une veille informationnelle
La veille informationnelle s’inscrit dans la durée afin de suivre l’évolution de l’information. Sa fréquence dépend de l’ampleur et des besoins du projet et des délais.
Il revient à l’assistant(e) de manager d’organiser la récolte des informations en tenant compte de son organisation personnelle, car le traitement de l’information est chronophage : la recevoir et la traiter une fois par semaine demande d’avoir quelques heures devant soi pour assimiler les données.
De nombreux outils et méthodes sont donc nécessaires pour mettre en place une stratégie de veille efficace.
Les divers types de veille informationnelle
Stratégique (qui englobe les suivantes) : Surveillance de l’environnement global de l’entreprise : recherche, collecte, traite, analyse et diffuse l’information qui orientera les décisions stratégiques de l’entreprise.
Marketing et commerciale : Suivi du marché de l’entreprise pour anticiper les évolutions du marché, améliorer son offre : étude de marché (produits, prix, tendances), étude des clients, des fournisseurs, des pratiques commerciales.
Concurrentielle : Surveillance des concurrents dans le secteur d’activité de l’entreprise : repérer l’apparition de nouveaux produits, comparer les ventes et les prix de vente, les techniques de distribution…
Technologique : Suivi des développements technologiques : dépôts de brevets, nouveaux procédés de fabrication.
Veille d’image : Analyse des informations relatives à l’image, à la notoriété de l’entreprise ou d’une marque : retombées d’une campagne de communication ou de communiqués de presse, commentaires positifs ou négatifs sur les réseaux sociaux ou les forums, rumeurs, avis de consommateurs…
Juridique et réglementaire : Suivi des évolutions juridiques : réduire les risques de non-conformité des procédures, éviter des comportements ou des écrits non conformes à la loi.