Le développement des outils numériques permet d’accélérer et de faciliter le travail autour projet. Pour cela, il faut savoir adapter leur utilisation en fonction des besoins et de connaître les contraintes techniques concernant leur diffusion.
Les fonctions des outils numériques
Plusieurs outils sont à la disposition de l’équipe de projet, chacun avec des finalités différentes : communication, coopération, coordination. Il est nécessaire de bien savoir les employer tout en tenant compte des besoins de chaque collaborateur.
Communiquer : il est important pour le chef de projet de capter l’humeur du moment sur l’avancée du projet. L’utilisation des réseaux sociaux d’entreprise, les blogs, les plateformes de travaux collaboratifs, les messageries instantanées, facilitent la communication et aident à évaluer le niveau d’implication et de motivation.
Coopérer : les outils numériques peuvent servir à partager des savoirs, échanger des pratiques, des outils et des méthodes. On peut produire des vidéos ou des audios dans une démarche de travail collaboratif grâce à des wiki professionnels ou à des outils d’écriture collaborative sur un portail intranet permettant le dépôt de contenus. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) permettent aussi la coopération. C’est un moyen d’entrer en contact direct avec les autres membres de l’équipe.
Coordonner : l’utilisation d’un workflow permet de décrire par exemple le circuit de validation des livrables, les tâches à répartir entre les différents acteurs et l’avancée du projet. Il décrit aussi la suite des étapes ou des opérations à effectuer.
Les principaux outils numériques
Un espace collaboratif est indispensable pour partager les documents au sein de l’équipe projet. Quel que soit le format du document (texte, vidéo, image…), le partage des informations s’effectue en temps réel (synchrone) ou en différé (asynchrone).
La sécurisation et l’accessibilité sont assurées par des droits d’accès aux membres. Par ailleurs, d’autres outils peuvent permettre le travail collaboratif.
Produire des documents multimédias
Le projet nécessite de créer et d’utiliser une variété importante de documents, qu’il s’agisse des livrables ou des documents nécessaires au déroulement du projet pour communiquer, coopérer ou coordonner.
Un document multimédia permet de communiquer des informations à un groupe projet. Sa forme dépend de son objectif : présentation devant un public, consultation à distance, publication papier…
Un document multimédia intègre un ensemble d’informations et de ressources numériques : texte, images 2D, 3D, tableaux, graphiques, sons…