La communication est le fondement de la réussite d’un projet ; tous les membres d’une équipe projet doivent avoir le même niveau d’information afin de garder la cohésion du groupe projet.
Il est important de bien choisir son mode de communication selon les situations.
La communication orale
La communication orale au sein du projet peut être formelle (réunion, entretien physique ou téléphonique) ou informelle (pause-café, heure de déjeuner). Ces communications font souvent circuler l’information efficacement, permettent l’échange d’idées et personnalisent les relations.
La communication formelle est souvent obligatoire, déclenchée par une convocation. Elle prend la forme d’un entretien ou d’une réunion. On la choisit pour un suivi de projet, un échange d’informations, de ressources et/ou d’idées. Tous les acteurs internes ou externes du projet sont conviés. C’est souvent l’occasion d’un point d’étape.
La communication informelle n’a pas de cadre obligatoire. Elle peut se faire au détour d’une rencontre dans un couloir de l’entreprise, à la cafétéria, durant la pause-café ou déjeuner. En général, elle est conviviale et se fait naturellement.
La communication écrite
Elle est souvent électronique (courriel, messagerie instantanée). Les comptes-rendus de réunion, les suivis de projet, les planifications, les tableaux de bords sont envoyés par courriel ou (le plus souvent) diffusés via un outil de partage collaboratif (Cloud, drive…).
Les objectifs de la communication
Toute action de communication doit être réfléchie en fonction des objectifs visés par le ou communiquant. Ces objectifs peuvent être différents en fonction des personnes concernées l’étape du projet.
Planifier la communication
La communication doit être adaptée aux interlocuteurs, à l’étape du projet, au sujet concerné…
Afin d’adopter une communication efficace, il faut identifier un certain nombre d’éléments : que veut-on communiquer ? Pourquoi ? Comment ? Quand ? Et par qui ?